Privacy beleid van Stichting Genealogisch Centrum Zeeland
Dit Privacy beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Stichting Genealogisch Centrum Zeeland
(hierna: GCZ) verwerkt van haar donateurs of andere geïnteresseerden.
Indien u donateur wordt van het GCZ, een jaarlijkse donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan
het GCZ verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacy beleid te
verwerken. Het GCZ adviseert u om het Privacy beleid goed door te lezen.
- Verantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Stichting Genealogisch Centrum Zeeland, Postbus 70, 4330 AB Middelburg,
Kamer van Koophandel nummer 41113966.
De functionaris gegevensbescherming is bereikbaar via secretariaat@genealogischcentrum.nl of per brief aan
Genealogisch Centrum Zeeland, Postbus 70 te 4330 AB Middelburg - Welke gegevens verwerkt de organisatie en voor welk doel
In het kader van uw donateurschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. Voorletters- en achternaam
b. Geboortedatum
c. Adresgegevens
d. Telefoonnummer
e. E-mailadres
f. Bankrekeningnummer
Het GCZ verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: - Uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het
donateurschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde
informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie. - Uw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld het donateursgeld af te
wikkelen. - Uw naam en adresgegevens worden gebruikt voor het verzenden van het blad Familiepraet.
- Uw naam en emailadres worden gebruikt voor het sturen van eventuele nieuwsbrieven, mededelingen
en e-mails over activiteiten van het GCZ.
Behalve van donateurs en vrijwilligers registreert het GCZ ook de NAW gegevens, emailadressen en eventueel
telefoonnummers van personen die onderzoeksgegevens zoals genealogieën, kwartierstaten, foto’s et cetera
schenken/ter beschikking stellen aan het GCZ.
Het doel van deze registratie is om de eigendomsoverdracht / ter beschikking stelling aan het GCZ vast te leggen
en om de schenker/ter beschikking steller te kunnen bereiken voor eventuele aanvullende informatie over het
geschonken/ter beschikking gestelde object.
Het GCZ bewaart dus uitsluitend de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn om administratief te
kunnen functioneren en om invulling te geven die in de statuten is verwoord als:
Het systematisch bewerken en toegankelijk maken van kerkelijke, rechterlijke en notariële archieven in Zeeland
om aldus (een deel van) de in 1940 verloren gegane genealogische gegevens te reconstrueren en het verbreiden
van genealogische en aanverwante kennis.
Daarom is de wettelijke grondslag voor het bewaren van de genoemde gegevens: een gerechtvaardigd belang. - Bewaartermijnen:
Het GCZ verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw donateurschap en tot maximaal
een jaar na afloop van dit donateurschap. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal het GCZ
de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij op grond van de wet verplicht is om bepaalde
persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens
gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
Van vrijwilligers en personen die betrokken zijn geweest bij werkzaamheden voor het GCZ worden alleen de
contactgegevens bewaard tot het overlijden van die persoon. De reden is dat we die persoon willen kunnen
bereiken voor vragen over de werkzaamheden in het verleden en voor uitnodigingen voor eventuele lustrum- of
jubileumvieringen.
Vrijwilligers en personen kunnen bij beëindigen van de werkzaamheden of opzegging aangeven dat alle
persoonsgegevens in de bestanden van het GCZ verwijderd moeten worden waaraan dan gehoor zal worden
gegeven. - Beveiligingsmaatregelen:
Persoonsgegevens worden niet op de website bewaard. Op de website staan alleen de contactgegevens van de
bestuursleden en vrijwilligers die voor het uitoefenen van hun werkzaamheden binnen het GCZ bereikbaar
moeten zijn.
De persoonsgegevens van de donateurs worden uitsluitend bewaard in het bestand van de
donateursadministratie op een met wachtwoord en virusscanner beveiligde computer. De secretaris bewaart een
back-up op een externe harde schijf.
Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt het GCZ gebruik van een zogenaamde verwerker
(vrijwilliger van het GCZ). Deze verwerker is verplicht om alle verplichtingen uit de Wet bescherming
persoonsgegevens, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit Privacy beleid na te leven.
Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten:
Via secretariaat@genealogischcentrum.nl of per brief (zie onder 1) kan men een verzoek indienen om de eigen
persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. Het GCZ zal uw verzoek steeds
onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek,
informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien het GCZ uw verzoek niet inwilligt zal zij dat
altijd nader toelichten.
Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld onder 2, kan
men contact opnemen met de donateur-administratie (email ???). Het GCZ zal het bezwaar onverwijld, in ieder
geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op
grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is de betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat
laatste het geval is zal het GCZ u hiervan op de hoogte brengen.
Indien men klachten heeft over de wijze waarop het GCZ uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken
behandelt, kan men contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via
secretariaat@genealogischcentrum.nl of per brief (zie onder 1) Indien dit niet leidt tot een oplossing kan men
gebruik maken van het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
(www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep doen op de bevoegde rechter. - Delen met anderen:
Het GCZ verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de
werkzaamheden om onze doelstelling te bereiken, voor onderzoek of om te voldoen aan wettelijke verplichting. - Wijzigingen:
Dit Privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt